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提到未来的办公室,人们可能会联想到机器接管重复性劳动密集型任务的画面. 但未来就在眼前. 基于云的应用程序等技术的发展, 以及帮助企业实现最高运营效率的软件平台和企业资源规划系统, 自动化办公室已经成为现实了吗.
据咨询公司麦肯锡(麦肯锡)称,企业财务部门已经 减少 在过去十年中,通过在采购等领域实施自动化解决方案,成本降低了近30%, 会计, 和工资. 这些创新改变了金融职能,消除了许多低效现象.
作为一名金融分析师和软件开发人员, 当我创建并建立自己的咨询公司时,我通过设置机器人来完成财务任务,充分利用了自动化, Pylink. 但许多金融机构仍然没有这样做, 因此,他们继续花费大量的时间和资源来执行基本任务.
我不是唯一注意到这个问题的人. 普华永道咨询公司 发现 财务办公室需要通过自动化和流程改进来提高生产力和洞察力, 哪些方法可以将许多关键功能的成本降低两位数百分比. 普华永道的研究表明,自动化可以将人们花在管理报告上的时间减少40%, 27%的时间花在税务会计上, 23%的时间用于信用管理, 总会计, 和计费.
德勤(Deloitte)也得出了类似的结论:引用阿耶胡(Ayehu)发表的研究报告 报告 这种智能自动化将业务流程成本降低了25%到40%. 高德纳的研究 揭示了 一家拥有40名全职会计人员的公司可以节省超过870美元,通过自动化任务和消除修复人为错误的额外工作,每年将花费5,000美元.
在本文中, 我想分享一些我为我的公司和客户使用的简单的自动化策略,这些策略对任何规模的组织都很有用.
现成的解决方案 QuickBooks 对小型组织有帮助吗. 但是,为了最大限度地提高效率,我建议使用像 Python 自定义构建您的解决方案,包括商业机器人. Python 非常直观,并提供了一个大的标准工具库, 此外,还可以访问财务专用图书馆, 使它 比Excel更通用.
在我 以前的 Toptal的文章, 我展示了使用Python为企业开发定制的现金流模型是多么容易. 如果你对学习这门语言感兴趣,我鼓励你去读这本书. 在本文中, 然而, 我将概述一些实际应用程序——从时间跟踪到工资单再到电子邮件——如果您对自己钻研代码不感兴趣,开发人员可以快速轻松地为您实现这些应用程序.
让我通过展示我公司的一个例子来说明自定义自动化是多么有用, 哪一个可以作为案例研究. 尽管是一家小公司, 我和我在Pylink的团队在支付方面面临着相当复杂的挑战, 包括以下内容:
开发一个能够应对这些挑战的支付系统, 我使用(并推荐)以下技术来创建运行在Amazon Web Services (AWS)云基础设施中的Python bot.
下面是我如何使用这些工具来自动化一个多任务用例:支付员工, 承包商, 和我自己. 在深入研究最常见的自动化实践之前,我将向您展示整个过程.
现在让我们来看看这些步骤:
以前, 所有这些任务都是手动完成的, 浪费了本来可以花在其他地方的宝贵时间和精力. 最重要的是,我们能够在不投入大量时间和金钱的情况下建立这个过程.
现在让我们看看自动化的一些最实际的应用, 使用我已经讨论过的工具. 供参考, 我将包括一些编码示例作为内部资源, 合同, 或者自由开发者——或者为你自己, 你应该选择学习Python来帮助你的公司或客户工作吗.
每月月底, bot(使用Everhour)运行“close_the_month”函数,该函数收集在不同任务上花费的所有时间:
下面是一个简单的函数,它返回一个Pandas DataFrame i.e., 包含行和列的表, 包括给定用户在一段时间内的所有小时和项目. 请注意, 如前所述, 本文和所有后续的代码摘录只是整个代码库的亮点, 不是一步一步构建我们的bot的教程.
每个工人的项目时间自动跟踪, 下一个任务是创建时间表和发票. 有许多Python包使您能够创建PDF文件. 我们使用PyFPDF,这是一个紧凑的文档生成库 简单 以及灵活地绘制形状和添加图像和文本. 从下面的例子中可以看到,它产生了一个干净和专业的发票:
虽然有更高级的方法来创建报告, PDF是一个不错的选择,因为它是所有行业使用的通用格式,而且易于生成. 它还允许发送文件给任何人,同时确保所有字体, 图片, 表, 格式会被转移. 另外, 它的工作独立于您的计算机硬件和操作系统, 并且可以离线使用.
亚马逊简易电子邮件服务是一个经济高效且可扩展的工具,用于创建和部署格式良好的HTML电子邮件. 此外, SES的数据分析跟踪并共享有关反馈循环结果的信息,以便在任何收件人将您的邮件报告为垃圾邮件时通知您, 要么是误发,要么是因为邮件发错了地址. 该分析还从参与度方面衡量了每次沟通的有效性, 包括打开率和点击率. 这个功能对营销邮件特别有用.
下面是一个Python代码示例,用于生成带有附加发票的电子邮件并将其发送给客户端:
这是它产生的电子邮件:
我们选择Wise作为私人和商业银行账户,因为我们有几种货币的收入和成本, 这家金融科技公司有优惠的交易费用, 直观的用户界面, 以及带有详细文档的灵活API.
我们使用这个API来完成以下任务:
下面是我们为完成第一个任务(收集语句信息)而编写的代码:
对于固定费用(工资、税金、 办公室费用等.), you don’t need to write code to make automatic transfers; Wise has a scheduled payment feature. 然而, 如果数量不是固定的,而是基于一个算法可以计算的公式, 明智的API很有用. 就我而言, 业务顾问的薪水就是一个明显的例子,因为它是月收入的函数. 通过检查工时记录, 机器人确切地知道我们有多少收入,因此需要支付给顾问多少钱.
了解机器人的活动至关重要, 因为在测试期间可能存在未被发现的编码错误. 我们在Slack上获得实时通知,因此我们可以及时修复任何损坏的代码. 这里有几个通知示例,让我们知道机器人正在正常运行:
我们还允许机器人在每次银行转账前向Pylink团队发送确认问题. 这有助于我们避免由于人为错误而导致的错误. 想象一下,一个开发人员打错了字,输入了825个小时,而不是8个小时.一张票25小时. Slack的审批步骤确保我们转账的金额不会超过欠款的100倍. 该过程保留了人工验证的元素,但提供了无缝的体验.
还有很多其他的 功能 你也可以用松弛的API实现.
业务自动化可以帮助组织蓬勃发展. 我所讨论的工具可以改变需要更高效率和控制的公司, 特别是在应付账款等事务性职能方面, 应收账款, 以及其他核心会计领域.
但这并不是故事的结尾. 根据 麦肯锡在美国,企业领导人面临的挑战是为新的效率撒下更大的网. 该公司支持重新构想整个金融运作, 在数据分析和整合等领域领先,超越事务性任务, 简化, 控制整个公司的信息. 我完全同意. 我建议您探索编码解决方案,帮助您的组织拥有自己的答案,并推进其以结果为导向的文化. 与此同时, 采用我在这里描述的策略可以帮助你的公司在今天变得更有效率,同时让你体验到明天的可能性.
机器人是一种计算机软件程序,用于自动执行某些不需要人工操作的财务功能. 它们是通过使用Python等工具开发的代码创建的, 它们根据编码命令执行任务.
自动化可以用于财务领域,如采购, 会计, 工资, 以及其他事务性业务服务. 银行业务, 时间跟踪, 发票的一代, 电子邮件发送, 和调度都可以通过创建和运行Python bot来无缝地完成.
机器人可以帮助员工更有效地完成日常工作,并将他们解放出来,完成更复杂的任务,为企业创造价值. 机器人可以将完成功能所需的时间减少23% - 40%, 在某些情况下甚至更多, 每年可能为组织节省数十万美元.
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